办公设备管理流程设计
1.流程设计的目的
①明确职责分工，梳理、规范各项操作步骤，有效管理和使用企业的办公设备，延长办公设备的使用寿命
②确保办公设备使用正常，提高行政办公效率，确保企业生产经营活动的正常开展
③降低办公设备的采购、使用、保养、维护等费用，减少浪费和损失，从而降低企业办公费用和经营成本
④逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平
2.流程结构设计
办公设备日常管理流程与工作标准
1.办公设备日常管理流程图
2.办公设备日常管理工作标准
（1）办公设备登记与建档
①汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表
②盘点办公设备库存
③编制库存、使用中及需采购办公设备设计登记表
④将统计资料提交行政经理审核
⑤执行工具：办公设备统计表，库存、使用中及需采购办公设备统计登记表，办公设备管理制度，档案管理制度
（2）办公设备检查维护
①办公设备采购流程参照“办公设备采购管理流程与工作标准”
②到各部门检查办公设备运行情况
③统计办公设备的损坏情况
④办公设备维修流程参照“办公设备维修管理流程与工作标准”
⑤办公设备报废流程参照“办公设备报废管理流程与工作标准”
⑥执行工具：办公设备采购申请表,办公设备维修申请单,办公设备报废申请表
（3）办公设备使用登记
①根据办公设备统计登记表、办公设备运行情况统计等资料，对办公设备的使用部门、种类、名称、数量等信息进行登记
②将各类登记表及申请表进行编号、归档
③执行工具：办公用品台账，办公用品领用传票，办公用品领用登记表，实际用品登记表
3.流程关键事项与考核说明
办公设备采购管理流程与工作标准
1.办公用品申购管理流程图
2.办公用品申购管理工作标准
（1）办公设备采购申请
①行政人员根据各部门办公设备需求表，统计办公设备采购需求
②编制办公设备采购需求表
③根据办公设备采购需求表，编制办公设备采购申请表
④将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核、总经理审批
⑤执行工具：企业内部采购管理制度，办公设备采购需求表，办公设备采购申请表
（2）办公设备采购
①财务部核准需采购办公设备的数量、单价和总预算等
②将核准的费用预算提交总经理审批
③行政人员根据预算及企业相关采购安排，将采购任务交予相关部门或人
④财务部配合相关采购人员核对和支付货款
⑤相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购
⑥执行工具：办公设备采购申请表，企业内部采购管理制度，办公设备预算表
（3）办公设备验收入库
①检查所采购办公设备的质量，及时发现质量问题
②对无质量问题的办公设备进行统计，确认数量、种类等信息
③核对确认待入库办公设备的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理
④登记办公设备实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息
⑤执行工具：办公设备采购申请表，办公设备验收报告，办公设备入库清单
3.流程关键事项与考核说明
办公设备维修管理流程与工作标准
1.办公设备维修管理流程图
2.办公设备维修管理工作标准
（1）设备维修鉴定
①行政人员接到办公设备维修申请表后，结合实际情况对申请表进行鉴定
②使用期内，凡经鉴定人为因素造成损坏的，由责任人承担相关费用
③由于借用、私自转交造成损坏而无法确认责任人时，由领用人承担责任
④部门公用设备损坏而无法确认责任人诗，由部门负责人承担责任
⑤根据鉴定结果填写办公设备维修申请单
⑥申请单内容包括维修设备名称、编号、所属部门、维修原因、责任人等
⑦执行工具：办公室被维修申请表，办公设备维修申请单
（2）设备维修处理
①对于经行政经理审查确认可以进行内部维修的设备，七星阵人员应及时协调维修部门实施维修工作
②对于经行政经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备，行政人员应寻找相应的维修机构
③联系维修机构，说明维修内容，确认维修时间等
④内部维修工作完成后，行政人员在办公设备维修记录单上签名，并记录维修时间
⑤外部维修工作完成后，行政人员应检查维修情况
⑥维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字，并填写维修日期及检查日期
⑦执行工具:办公设备维修管理制度，办公设备维修记录单
（3）维修记录归档
①检查各项维修记录的填写是否完整
②对检查完毕的维修记录进行编号、存档
③执行工具：办公设备维修记录单，档案管理制度
3.流程关键事项与考核说明
办公设备报废管理流程与工作标准
1.办公设备报废管理流程图
2.办公设备报废管理工作标准
（1）办公设备报废申请
①行政人员确认并核对需报废办公设备的名称、编号
②填写办公设备报废申请表
③将检查无误后的办公设备报废申请表提交行政经理审核、总经理审批
④检查办公设备报销申请表是否经主管领导审批
⑤将通过审批的办公设备、报废申请表提交财务部
⑥财务部配合行政人员办理办公设备报废手续
⑦执行工具：办公设备报废申请表，企业内部申请审批制度
（2）办公设备注销
①办公设备报废手续办理完毕后，行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理
②确认办公设备已进行报废处理
③确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续
④执行工具：办公设备报废申请表，办公设备注销表，办公设备管理制度
（3）报废注销记录归档
①检查各项资料的填写是否完整
②将办公设备报销申请代表、办公设备注销表等进行编号、存档
③执行工具：办公设备报废申请表，办公设备注销表，档案管理制度
3.流程关键事项与考核说明
资料来源：档即用
文章编辑：Blean
投稿方式：kaizen@benchmarklean.cn
