会议议程安排是企业为使会议顺利进行所需要遵循的工作程序，有效的会议议程设置可以让团队了解会议议题、把控会议节奏、有效的会前控制以及会后能更好地收集与反馈。通信技术的发展和混合工作模式的建立，使企业逐渐将会议的重心转移到网络，会议不再局限于某个固定的地点，从而变得移动而灵活。那么如何使远程与工作者能清晰地了解会议内容并在参加视频会议前做好充分的会议准备呢？会议前通过制定会议议程来对视频会议进行全面把控，使视频会议得以有条不紊地进行非常重要。

以下是视频会议系统中会议议程管理工具的操作步骤和功能：

通过视频会议的议程管理工具，您可以在每次会议之前设置会议议程并与其他成员共享。参会者可以在会议期间通过视频会议进行讨论，并提出自己的想法和建议。通过视频会议的议程管理工具能建立良好的会议模式，掌握会议进度，提高会议效率，从而达到提升团队协作能力的目的。

参会者提出的想法或建议可以在议程进程中展示，会议主持人可以在进程中对内容进行批复（是否批准这些议程建议），并通过电子邮件将议程与会议邀请一起发送给参会者。

视频会议议程管理工具将以多种方式使企业的团队受益：

首先，为视频会议确定明确的目标是管理会议进度的有效方法。议程安排可以有效地保持会议的紧凑性，避免因内容偏离议题而造成时间上的浪费和对会议的疲劳。提前共享议程内容，能使会议成员准备得更加充分，从而营造良好的会议氛围，提高会议的问题解决能力。

其次，在视频会议之前共享议程内容可以帮助参会者提前安排会议时间，并确保在视频会议期间不会受到打扰并提高会议的参与率。视频会议议程还可以作为会议讨论内容的提纲，确保会议涵盖所有主题。

总之，当您在会议召开前使用视频会议的议程管理工具建立会议议程，通过强制性的物理模式来确保会议内容与议程保持一致，此时会议将变得紧凑且目标明确，能有效地防止会议陷入无效模式。

对视频会议议程进行设置和管理的分步指南：

1、考虑您需要讨论的重要主题，然后逐点组织它们以创建会议议程。这确保了视频会议目标的协调性和可遵循性。

2、根据每个主题的讨论时间，为每项议程设置计时器。

3、提前向与会者发送包括议程在内的邀请，以确保与会者有机会对需要讨论的内容提出建议。

4、确定优先次序，根据优先顺序重新排列议程项目，然后根据需要添加子议程。

5、快速查看议程：您可以在办公室内通过会议系统选择任何议程内容并快速查看子议程，对会议内容和所附的议程文件进行讨论和评估。

6、在视频会议期间，您可以在会议议程中标记会议完成进度。

7、视频会议议程的复制功能：如果您正在进行一个固定的开发项目，则每次会议可能都需要使用相同的议程。

通过视频会议议程管理工具，您将能够跟踪会议的每一个会议要点，而不会陷入冗长的无效对话中，这将有助于您和其他成员节约工作时间。您还可以依靠视频会议中的议程提示来确保您不会错过任何需要讨论的重要议题。并且，还可以通过议程进度管理来提示何时需要与会议成员共享何类重要信息。