费控管理平台丨研究洞察

核心摘要：

随着数字化浪潮席卷，国内企业已迈过会计电算化和财务信息化阶段，处于向财务智能化进阶的过程中。在此期间，业财融合是关键制约点，也是企业实现数字化转型的重要组成部分。国家推行金税四期、全面数字化的电子发票等财税新政，将助力企业向业财一体与费控管理平滑过渡。

处于工业化中后期阶段的企业对更灵活的财务管理系统进行精细化管理的需求日益迫切，费控报销最终将发展为“无需报销”。“无需报销”的落地是分场景、分阶段的，从而将庞杂的数字化建设化整为零，为企业提供最佳切入口，降低企业决策成本与IT建设风险。目前费控报销几家头部厂商已经迈入“无需报销”时代。

企业费控管理根据自动化程度的不同，可分为L1-L5五个层级：L1为手工报销阶段，此时所有报销流程均通过人工完成；L2为电子化报销阶段，此时部分报销环节引入了电子化系统；L3为初级无需报销阶段，此时前端消费场景无需开票，系统可以自动提交申请，但仍需人工审核；L4为中级无需报销阶段，所有消费场景均无需垫资，可自动开票、自动归档，并支持业财数据联通；L5为高级无需报销阶段，与L4阶段的区别在于系统可智能识别消费场景下的需求，并且自动记账、抽检，无需人工确认。

费控管理平台的发展方向为不断强化广泛连接的能力，从而提供费控管理领域的综合解决方案，关键词包括数据赋能、协同、智能化等。在企业费控管理从L1到L5阶段的变迁中，业财打通是必然方向，因此流程规范化、数据统一化和系统打通将成为企业财务数字化迈进的“下一公里”。

财务数字化概念释义

由财务信息化向财务智能化进阶，业财融合是关键制约点

财务数字化是企业数字化转型的重要组成部分。回望过去，不论是早期的会计电算化还是以财务管理为核心的ERP软件，财务环节的信息化、数字化都无疑是企业转型升级的先行者。一方面，财务是企业生存的命脉，财务数据直接反映了企业的经营状况；另一方面，财务系统向上连接决策层，向下连接每一位普通的员工。可以说，财务系统生来就应该是与业务相伴相生的。

然而，在过去粗放型的经济增长模式下，大量中国企业的业务流程缺乏规范化、标准化。财务与业务部门不仅诉求不一，更存在难以沟通的情况，财务与业务环节的割裂成为了现阶段财务由信息化向智能化升级的最大制约。表面上为财务系统与业务系统的孤岛，背后则需要自上而下理念的转变与流程的再造，在此基础上数字化工具和手段才能真正发挥其价值。

财务数字化业务的国家试点概览

加速推广增值税电子发票试点，实现全面数字化的电子发票

2019年国家档案局会同相关部门开展电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，21家试点单位分两批于2020年1月、12月通过验收。由于前期试点单位数量较少，行业和地域分布较为集中，2021年新一轮试点工作再度展开，最终确定576家试点单位，以期在各个地区树立一批电子发票应用示范单位，推动相应制度和标准规范的进一步完善。

截至目前，新办纳税人增值税专用发票电子化试点工作已经在宁波、石家庄、杭州3地，天津等11地，以及北京等25地展开。在增值税专用发票的基础上，上海、内蒙古和广东自2021年12月1日开始推行全面数字化的电子发票试点工作，依托全国统一的电子发票服务平台24小时在线免费为纳税人提供全面数字化的电子发票开具、交付、查验等服务。

面向财税新政的财务数字化策略

财务数字化需提前布局，业财一体+费控系统助力平滑过渡

基于前述国家政策分析，电子发票、电子档案会在不远的将来实现各个票种、全国范围的推广，金税四期的建设也意味着税票业务流程规范的势在必行。政策层面全面电子化、数字化的引导，将让财务人员在日常工作中碰到越来越多的数字化工具，即使是基层人员也不例外，财务数字化将不再是头部企业、管理人员的专属。

尽管现阶段上述政策尚未完全落地，但财务人员应当具备前瞻性，提前预判政策方向，对税务会计和费用会计分别进行财务数字化改造，包括但不限于扫清业务系统与财务系统的连接壁垒、搭建数字化和平台化的费控管理系统，从而实现由老政策向新政策的平滑过渡。

数字化转型下的“新财智世界”构建

经历阵痛后重构企业财务体系，以数字化手段提升总效用

基于政策与需求双引擎的推进，企业财务体系将发生重构，向智能化和数字化迈进。数字化转型的本质是以数据的自动流动化解复杂系统的不确定性，从而优化资源配置，提升效率，构建企业竞争力矩阵，需要从商业模式、组织架构、拓客逻辑等方面共同改革。从宏观层面，数字化转型将带来社会整体效率的提升，从企业层面，数字化转型顺应了客户对更敏捷、更丰富的产品形态与交付方式的需求变化，而愈发严峻的经济形势也使得企业开始重视以降本和提效来变相“创收”。通过打牢数字化地基、丰富数字化场景和深化数字化应用，企业将进入新的发展阶段。

此外还需明确，以数字化手段实现业财一体化并不等同于数据分析在财务中的应用，事后的数据分析和辅助决策具有滞后性，效果不佳，而业财一体是指财务人员可以参与到业务发生（费用产生）的全过程，将预判、规则设定、实时管控的能力赋予财务人员，从而完成管理数字化的升级。

数据赋能企业财务数字化转型

从流程驱动到数据驱动，重塑业财一体化价值

财务天然具有数字化的力量，合理运用业务与财务数据，是推动企业各部门共同业绩提升的重要抓手。《2021年中国企业财务数字化现状及未来展望》数据显示，目前企业多处在“部分业务数据能与财务系统对接”的状态，业财一体化程度一般、数据衔接性有待提高。但企业普遍认为，通过数字化技术可以快速提升财务分析与决策支持、全面预算及绩效管理、内容控制及风险管理的能力。相比于过去的流程驱动，数据驱动将在企业的财务管理中发挥更重要的价值。融合业务与财务数据，对企业的经营状况建立更加全面的评估体系，将是现代化企业保持市场竞争的关键。

企业费用支出的界定与特点

企业费用支出管理困难，管理者寻求优质解决方案

企业支出可分为成本支出和费用支出两部分：成本支出能够与企业的产品直接对应，而费用支出与企业产品无直接关联，但与成本支出同样是企业日常生产经营的必要损耗。

企业费用支出占总支出的比重较少，因而长期以来未受到足够重视。但由于1）费用存在于任何企业，关系到企业中每一位员工，2）费用报销的处理耗时耗力，严重拖累企业运营效率，3）在新兴行业中，费用支出占总支出的比例较传统行业明显提升，4）费用支出种类繁杂、发生频次高、合规性差，因此费用支出的管理已经成为企业的顽疾，而其核心在于费用报销。

费控分级L1——手工报销

传统报销方式高投入、低产出、体验差，过度消耗企业资源

在L1手工报销阶段，企业的费用管理能力和数字化水平尚处最低级别，采取粗犷的财务管理模式，亦无相关系统辅助。

预算管控环节普遍缺失，企业多凭经验设置预算标准，拍脑袋做出预算决策。员工消费过程中需自行把控消费标准，绝大部分消费均由员工个人垫资支付，每笔消费的确认、改动、取消也需要员工亲自操作。同时，员工需要在消费后对纸质票据收集、保存、整理，并对票据的真伪负责。消费申请和报销审批阶段由领导及财务人员在纸质审批单或报销单上手工批复，一旦由于时间或地域问题无法审批或批复，则报销流程完全停滞。

在此阶段，无论是员工、财务或是企业管理者都需投入大量精力处理报销流程。这一报销过程冗长且复杂，由于需要多方频繁参加，任何一环、任何一方的错误或疏失都将使报销停滞，甚至被迫重启。如此高投入、低效率的报销方式持续消耗着企业资源，也带给各方极不舒适的报销体验。

费控分级L2——电子化报销

报销流程线下至线上搬运，打破时间与地域对报销的阻碍

费控管理L2阶段，企业开始利用财务软件及OA类软件将大部分报销流程由线下搬运至线上。

此阶段最主要的进步在于打破了时间和地域对于报销的阻碍。各方可以在线上完成报销操作，各流程节点、事项进度、对应人员都有明晰的展示。预算方面，同样“凭经验”提出，但申请时系统可自动将消费计划与预算及费用标准进行核对，并事后对已占用预算进行确认；报销方面，财务人员不再需要处理纸质单据，审批及单据数据可在线上留存；记账方面，报销完成后自动生成会计凭证，仅需人工确认即可入账；员工消费时也可通过系统手动记录自身消费信息，但对报销标准仍有一定的自由把控空间。

此阶段仍存在较多问题，包括：企业及员工的每单消费都需要与零散供应商逐一签约、付款，导致同一消费项目对应不同的非标价格与服务；人工检查发票项目、税务合规过程繁琐；财务事后才可得知消费信息，并需将单据与业务一一匹配，主管领导批复后完成付款；归档依赖财务手工装订原始凭证；数据统计完全依赖手工事后报表。

费控分级L3——初级无需报销

集成供应商连通费控管理链条，员工报销体验提升

初级无需报销阶段，费控厂商集成多家企业高频供应商，企业消费环节首次被纳入费控管理链条。对消费供应商的集成是事中管控的前提，即在企业消费过程中对预算、供应商及费用标准进行实时调整，在费控的L3等级，事中管控已经开始萌芽。

企业通过费控厂商与供应商对接，企业的消费场所从“小卖铺”转为“大卖场”，被集成商家的服务标准、价格水平、消费规范一致，但部分低频供应商仍需企业零散对接。企业选择签约企业级消费平台后，员工便可以通过此消费平台进行订购，预算及消费标准可在订购时实时预警或控制。由于大部分私对公消费已转变为公对公消费，员工在多数消费场景下无需垫资，亦无需管理消费产生的票据，报销体验大幅提升。另外，报销归档和报表输出在此阶段提升明显。所有电子凭证均可以实现自动归档；报表输出不用等至期末，可根据财务需求实时呈现各类费用数据。

费控分级L4——中级无需报销

全链路自动报销；聚合消费平台同屏比价，形成“四大统一”

在无需报销的中级阶段，企业在聚合商城平台上统一消费，平台统一提供商品及服务，消费后票据由平台统一开具，企业消费主数据格式、逻辑保持一致。企业将实现预算、消费、报销、对账和报表全维度效率飞升。

基于对商城和企业业务规划系统中数据的分析自动输出预算，并实时更新，事前、事中、事后控制水平不断完善。商城平台融入更多商家，平台对企业消费数据分析评估，给出合理消费、采购建议；“同屏比价”将企业支出成本再次拉低，并通过“员工提前申请+公司授信员工”的方式覆盖非平台商家。至此，商城内外所有商家均直接、间接与企业对接，系统将“消费大票”与消费申请自动匹配，员工在实现全场景下的无需报销体验逐渐实现。

系统自动化能力提升，消费数据向前匹配预算要求，自动通过或驳回报销请求；向下对接会计账目，自动完成对账，人工只需验证消费真实性。人与系统协作更融洽，极大释放员工、财务人员及管理者的报销压力。纸质凭证仍需人工装订，电子化凭证实现自动归档；业财系统进一步打通，可多维度、细颗粒抓取数据，对不同角色个性化输出报表，赋能企业业务决策。

费控分级L5——高级无需报销

智能工具赋能企业内部治理，多场景覆盖连接企业外部资源

高级无需报销阶段的核心是“全场景+智能化”。智能化程度进一步加深，报销全流程无需人工参与，费控价值已不限于解决传统报销的痛点，更渗入到风险控制、业务决策等范畴，成为现代企业治理的一部分。

财务机器人等智能化手段渗入报销的各环节。报销申请阶段，系统可根据人员属性、职级、业务范围、个人偏好自动为员工填写消费申请或由员工一键申请。系统智能化输出事前、事中、事后预算，平台根据企业消费数据和个人消费习惯，形成消费画像，智能化管理预算、推荐消费方案；自动鉴别低效消费、无效消费，智能化提供消费风险预警。报销和对账方面，L5阶段企业费控可以实现全场景无需报销、供应商自动对账，并且动态推送依据报表生成的决策分析建议。

医药行业：场景需求分析

适应行业政策环境、提升经营水平是费控管理的核心诉求

从医药企业经营上来看，资金回流困难、研发费用居高不下，会议推广为主的销售费用持续走高，但传统的报销流程效率低下，错误率高，给企业运营带来阻碍。同时政策影响下药价不断下调，医药企业面临高成本低利润困局。

最新的《医药行业合规管理规范》对药企与医疗卫生专业人士、医疗卫生专业机构、政府官员的交流活动作出了严格限制，范围涵盖活动申请的内容、招待标准、招待范围、报销制度及报销支持性文件等。在这一背景下，医药企业期待能够更好地满足合规要求，降低企业税务财务风险。

因此，医药企业需进行有效的费用控制、防止项目成本超支，满足相关政策和行业规范的要求，也能够实现企业长期持续发展。

软件行业：场景需求分析

项目/产品制是主要形式，费控流程复杂但治理要求高

软件行业与传统制造行业相比，项目制、产品制是其比较常见的业务形态。在该形态下，费用管控的过程需要考虑到项目实施前、中、后不同阶段的费用操作和特点。实施前期主要关注费用的预算情况，根据工作进行费用类型的解构；实施期间重在对费用的控制，根据费用和预算的比对，动态调整预算或对实施行动进行纠正；实施后强调费用结算的合规性。围绕项目/产品实施过程中的“人、场、钱”，费用管控的过程体现出不同的诉求：“人”是指成员不确定性和多样性使费控管理流程复杂；“场”是指费用类型多样且对费用控制的要求高；“钱”是指后续存在应收款的催收和持续的运维等成本投入。

连锁经营行业：场景需求分析

财务指标繁多，费用控制复杂，不同的经营主体诉求不同

连锁经营行业主要面对集团、门店、分支机构等不同的财务主体，营运中涉及人货场三要素的经营指标数量众多，要管理好费用需要健全的系统和统一完善的管理体系，然而在当前企业费用管理过程中，仍存在诸多问题。第一，报销数字化程度低，纸媒介仍然是许多中小型连锁企业报销的唯一载体，导致报销过程繁琐，时间周期长，结果是人效极低，报销错误率高；第二，供应商管理困难，面对不同门店和供应商对公报账的复杂场景，存在财务数据整合困难、真实性难以保障的问题；第三，连锁经营下众多的门店涉及到多种费用类型和费用场景，审核、申请、支付易出错且工作量巨大。因此，连锁企业希望通过费控系统解决不同管理颗粒度下的费控诉求和痛点。

费控管理平台发展趋势

进一步扩展广泛连接能力，提供综合解决方案

未来费控厂商将会进一步提高各个方面对外、对内的广泛连接能力：第一，进一步扩展当下多场景下的报销，提高报销的自动化和智能化，在此基础上，扩展类似的企业采购等能力；第二，与OA、ERP、CRM等系统或飞书、企业微信、钉钉等不同供应商对接，服务于不同使用基础的主体；第三，强调商城的平台化属性，聚合多种供应商，提高商城的供应消费能力；第四，向企业网银、企业钱包、个人钱包方向发展，通过提升企业的金融能力进一步拓展企业服务边界，助力商业模式的新拓展。

由简入繁，以费控为抓手向业财一体的财务数字化迈进

从商旅、出行到非生产性采购，从个人报销到对公付款，随着企业费控管理需求的不断升级，如今的费控管理平台已经不再局限于标准化的SaaS产品。场景定义能力和系统集成能力的增强，将让费控管理平台能够适应更加复杂多样的需求。由于费控管理平台具有极强的连接性，同时面向企业的决策层、财务部门和不同的业务部门，没有财务部门与业务部门的拉通，就无法制定费控审批、决策的规则。因此，在实现费控管理从L1向L5跃升的过程中，企业将不可避免的触及到业财一体化的问题。以费控管理为抓手，由简入繁，一步步推进流程规范、数据统一和系统打通，其意义将超越费控管理本身，成为帮助企业向业财融合的财务数字化迈进的绝佳手段。

费控赛道的行业新图景

财务中台自定管控场景，集成广泛能力，实现管理精细化

当前费控管理平台基本能够实现发票管理、报销和一定程度的内外系统对接。未来，以费控为中心的财务中台将主要扩展和完善两个方面的能力。第一，财务中台本身的管控场景自定义能力，根据企业的组织架构和不同职位对考核的需求，自定义财务中台的管理颗粒度，在合规的基础上，满足一般员工效率优化的需求，同时实现管理部门效益优化的需求，提高组织整体的精细化运作能力；第二，在自定义管控下催生的广泛集成的能力，颗粒度的细化，在内部集成中需要财务中台具备和OA、ERP、CRM等不同系统对接的能力，在外部需要具备和税务、司法、TMC等上下游集成的能力。