印章在我国历史悠久,深入人心,所以其具有一定的法律效力。但在外国人来看,最认可的其实还是有权代表的签字。在改革开放之初时,就因为印章这事闹过一些笑话,由于国内外习惯不同,有些国内企业与外国企业签署合同时,发现对方没有印章,死活不干,最后逼得外国企业去刻章盖完才拉倒。外国人有时也挺幽默,整出的印章五花八门,有的颜色不同,有的形状不同,甚至还有做成一朵小花样式的,国人反正也将就了。
虽然随着科技的发展,很多企业都开始使用电子印章代替实体印章,但是在短时间内肯定是无法被取代的。传统印章使用上存在的痛点依然存在,如员工盗章、多盖、乱盖;人情章、关系章;在空白页盖章;外出用章无法监控;印章使用流程不规范、不登记等。
针对以上使用过程中出现的痛点,通过智能化管理印章可以有效规避:
1、 智能印章管理是通过物联网、智能设备、大数据技术实现的,把印章装进设备里、盖印全程记录、可通过系统追溯每一次盖印文件。有效杜绝员工偷盖、乱盖等违规行为。
2、 其次,可实现线上申请用印,远程审批授权,解决了传统印章的繁琐流程的问题。
3、 同时,最高管理员可在系统查看印章的启用、使用、销毁等全过程情况,并且自动生成印章台账,一键导出所有用印记录。代替了手工录入,提升工作效率。
通过使用思格特智能印章管理系统后,给企业带来的价值:
1、实现印章物理印章统一管理、集中管控;分支机构在线提交申请,总部在线授权并用章,解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题;
2、在线归档、智能检索、分类管理、权限受控,保障文件信息安全,避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。