我是中国科学院办公厅秘书处的一名工作人员,为我院一位副院长当秘书已经两年多了。这次贵刊举办“我为十七大添光彩” 征文比赛,我想把平时的一些学习心得写出来,和大家共同探讨, 也是我为党的十七大增光添彩的一个心愿。
在很多人眼中,为领导服务的秘书,出入的是高级会议场所, 接触的是大事要事,因为在领导身边工作而有别人难有的与领导接触的机会,因而在他们眼中, 秘书们显得光鲜体面,甚至有那么一点神秘色彩;而在另一些人眼中,为领导服务的秘书,就是帮领导拎拎皮包、接接电话、送送文件、拉拉车门,做的都是些事务性的小事,在他们心中没有对秘书的好感和应有的尊重。
这些看法都难免有失偏颇,只要秘书工作人员端正自己的心态,增加自己的修养,做好自己的工作, 对这些看法都不必介意。
其实,秘书工作岗位既有其特殊性,也有其一般性。特殊性在于这种工作经常接触单位的大事要事和全局性、核心性、机密性的工作,为了给领导提供好的服务,具有近身工作性;一般性在于秘书职业是社会中的一种普通职业,秘书人员也是普通的劳动者,秘书集体和个人与其他职业和岗位的集体和个人一样,都是为国家社会发展作贡献的。
做秘书并不容易,做好秘书工作更不容易。除了繁杂的日常文电运转、日程协调、会务工作、票务购销、来访接待等事务性、动手性的工作以外,还需要从事具有较高要求的资料积累和整理、文稿撰写、调研安排、规划参谋、督办落实、信息反馈等多方面的参谋性、协助性的工作。
在事务性工作中,仅以陪同领导参加一次会议活动为例,需要注意的方面就很多:
会议前期日程协调和联络,包括会议报名、会议时需不需要车证或报车号、有没有工作餐或宴请;会议背景、会议内容、日程安排、地点、主要出席人物等要提前知晓并提供给领导;会议开始时间和领导出发时间;会议有无领导讲话安排、正式讲话还是即兴发言、讲话稿的准备、讲话稿的内容和长短, 会后新闻稿的检查等。
可以看出, 这样一次会议,表面看起来是秘书跟在领导的后面去参加会议, 到会场后的任务就是听会,但实际上,需要在前期付出很多的劳动。
参谋性工作的质量要求高, 对秘书工作人员的素质要求也更高。往往很多秘书工作人员的参谋作用更多地体现在办事和服务中,比如提供会议和活动的良好背景材料和领导讲话的决策依据材料,拟好领导正式讲话的发言要点条目,制定优化的工作计划安排,反馈客观公正的事件进展情况以利领导进一步决策,过滤并提供有用的、热点的参阅信息以便领导把握动态、掌握倾向、部署新的工作等,这些都对秘书工作人员的眼界和思路以及对所在单位的全局工作、中心工作和领导分工工作的了解和掌握提出了非常高的要求。
秘书人员优良的作风和意识以及工作能力应当包括以下几个方面:
事务性工作要周到细致, 这体现了动手能力和服务精神; 策划性工作要适时可行,这体现了创新能力和工作中的主动意识;督办性工作要积极沟通,这体现了协调能力和对下属单位工作进展状况的理解精神;反馈性工作要准确及时,这体现了对信息的整理意识和辨别能力;常规性的工作要稳当有序,这体现把握工作原则和程序的能力与意识;紧急性工作要头脑清楚,这体现了应变能力;机密性工作要严格保密,这体现了保密意识和负责任的作风;非保密工作要公正透明,这体现了工作中应秉持公正原则和走群众路线的作风与能力。
在工作中既要立德立诚为本,坚持工作原则和工作精神, 诚心敬意为领导服务,适应领导的风格习惯,又要注意发挥主动性和创造性,处理好与所服务领导、与单位其他领导和同事的工作关系,要注意为人处世的方方面面,提高自身修养。
在生活中,尤其需要把握一些事的度。比如,在培养大局意识和开阔眼界视野的同时,不能眼高手低、以善小而不为;在为领导提供决策依据,做好参谋助手的同时, 不能越俎代庖影响甚至代替领导决策;工作中要学习领会和贯彻落实领导的思想意图,但生活中应区分和明确个人意图与领导意图,不能狐假虎威,更不能在生活中假借领导意图谋取个人私利;工作中必须遵守原则和章程制度,但要注意发挥主动性和创造性,将遵守规范和提高效率、质量统一起来,防止缺乏创新意识和创造精神;工作中注重提高个人素质,但要注意充分发挥工作联系中各方面的积极性,容人容事,互相帮助,共同发展,将个人的发展融入单位集体的发展之中;工作中必须适应领导习惯和风格,维护领导威信,但也不能阿谀奉承、溜须拍马;注重利用工作机会发展良好的工作关系和人际关系资源,培养协调沟通能力,但不要完全依赖关系资源;生活中做好本色自我,率性纯真,但要注意秘书的身份和工作的特殊性,做到谨言慎行,不妄言乱为,不给领导和组织带来负面影响,等等。
做好秘书工作和做一名成功的秘书工作人员,总的来说,需要秘书工作人员树立高尚的道德情操,奉行良好的职业操守,具备宽广的眼界心胸,掌握高超的工作技巧,牢牢把握服务的宗旨和精神。