招采管理是其中一项确保从不同企业采购的商品和服务能够顺利运作的管理技能,帮助企业在购买商品或服务时节省大量资金。在进行中小企业管理过程中,招采不仅仅局限于对于商品或服务的招标购买,同时还有商品的验收、保管、处理等一系列活动。招采管理并不是单一的企业活动,而是影响着整个企业生产的质量。
那么主要的招采工作领域有什么?
当你想采购商品或服务时,你需要考虑此次采购是否划算,是否绝对有必要,是否并非所有商品和服务都需要从外部采购。你必须列出一份潜在供应商的清单,这些供应商将为你所在机构提供最佳交易。
下一步,你可以开展招标活动。最后,你必须选择你想要合作的供应商,充分考虑成本以及不同的标准。在评估和选择最佳供应商之后,你需要进入合同讨论阶段。一定要提及所有的融资条款、付款方式等等,避免以后产生混淆。
招采管理还涉及供应链管理。有效的招采策略和管理良好的供应链使企业专注于开发和提供超出客户期待的产品与服务。
招采管理有很多好处,比如它能节省时间,帮助企业更快更顺畅地完成招采流程;节省大量资金,确保每次采购的质量;增加招标采购的透明度;加强与供应商的业务关系等等。
招采管理对中小企业的发展有着非常重要的作用,主要表现在以下几方面:
1、有效节约企业成本
科学合理的采购管理能够降低采购过程中的不必要消耗,降低企业的原料成本。
当企业的成本降低后,投入到产品创新和研发方面的资金就会变多,进而提升了企业的综合竞争力。同时,成本的降低也会有更多的资金投入到企业的整体管理方面,提高企业的综合管理能力,改变企业内部环境,为企业的发展奠定良好基础。
2、提高企业产品质量
产品原材料的质量直接对企业的产品质量产生影响,而产品的质量直接影响着企业的生存,影响企业的品牌形象。对企业来说,这是一种无形的企业文化竞争力。很多大品牌都非常注重品牌质量问题,因此,加强产品采购管理能够把好质量的第一关。从根源上提高产品原材料的质量,从而让产品的质量更高,提高企业的市场竞争力。
3、为企业的产品规划提供参考
市场瞬息万变,消费者的消费需求也变化得非常快,中小企业只有不断调整自身的发展规划才能够适应消费者的需求。企业通过对采购信息进行综合管理,能够第一时间接触到市场信息,通过原材料市场信息的变化能够掌握到市场的最新信息,为企业的产品规划提供参考。
为了有效开展招采流程,企业应该不断对供应商进行核查和跟踪,确保一切按部就班,确保商品或服务按照合同规定的时间准时交付。最好是与供应商保持良好的沟通,如果出现任何问题,采用之前在合同中确定的沟通方式让供应商知道。所以,企业要做好“变更”的准备,确保流程效率。
企业还应该拥有一个由高技能和训练有素的个人组成的团队,团队成员专攻不同领域,有些能直接与供应商打交道。每个团队都拥有应对采购相关领域所需的技能。
为取得更好的结果,企业需要对现代化信息技术进行应用,如使用8Manage SPM招采管理系统,能够为中小企业招标采购工作的展开提供良好的信息管理平台。
8Manage SPM将电子寻源、电子招投标、电子采购、供应商管理、商务组合与项目管理等全部囊括到其中,保证信息交流、实物交流与财务交流的一体化,加强部门之间的协调和配合,让招采过程更加自动化和透明化。
1、电子招标公开透明
8Manage SPM招采管理系统实时自动记录所有招采过程的执行及结果。企业可使用8Manage SPM电子公告功能在其公开招标网页上向供应商发布公开招标信息。系统会根据企业预设的招标规则,自动进行评分和预选准入供应商。
2、供应商招募和优化
8Manage SPM支持公开招募供应商,企业按需设置预选问卷和发布招募公告,从而判定其是否通过资格预审。
系统管理供应商的优势在于,每次交易都能实时自动采集供应商的客观绩效数据。8Manage SPM可以结合直接接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,这对全面科学地评估供应商、动态优化供应商非常有价值。
3、全面监控采购执行
8Manage SPM招采管理系统帮助高层领导对采购生命周期的全过程进行管理监控,让公司招标采购管理实现更高质量、更有效率的发展。各个采购合同是由哪个人负责的,所花费的成本、合同日期及状态等信息,都可以在同一个页面上一目了然地跟踪查看到,以便进行全局管控,做出正确的采购策略。
4、严格控制开支成本
8Manage SPM招采管理系统管理整个企业的开支,系统实时自动汇总开支数据,分类整个组织架构的开支费用,更好地降低企业成本,提高运营绩效,并确保所有开支严格合规,有效预防欺诈行为。
系统支持不同的付款方式,并且多维度跟踪付款进度和状态(如按照采购订单的时间,负责部门,供应商等)。招采管理工作是中小企业提高自身市场竞争力以及经济效益的重要手段,企业应当要认清企业发展的现状,意识到招采管理的重要性,并采取相应的措施改变不良现状,提高采购管理的效率。
使用8Manage SPM招采管理系统,可以准确揭示供应链的真实运营状况,减少供应链的低效率行为,从而为中小企业的发展奠定良好的“成本基础”。