行政人需要从服务视角转变到运营视角，开启行政人的使命升级。

全媒体记者/孙晨

谈起企业行政，大部分人的第一印象就是采购办公用品、筹办公司团建、组织员工聚餐等等。从某种意义上来讲，这种看法没有错，但却并不全面，尤其是对于具有一定规模的企业来讲，上述看法存在一点狭隘。

事实上，企业行政服务是一个专业跨度较大的领域，服务类别多，服务领域广，小到办公采购，大到选址建楼等，都属于行政服务的范围。但行政服务的系统化、社会化和平台化，却相对较弱。对比企业其他职能部门，例如生产部门有ERP系统、人事部门有招聘平台、财务部门有记账软件等等，而行政部门的数字化进程则显得有所滞后。

基于这样的契机，曾在华为、中国电信从事过IT技术开发与市场管理工作的杨若冰，创办了深圳市每日互连科技有限公司，推出了“行政联盟平台”，并在短短几年内拥有数万家企业行政会员、上千家供应商伙伴，已经成为国内最大的企业行政服务平台之一。

为企业行政赋能的平台

根据行政岗位的工作内容，杨若冰团队总结出了包括办公空间、后勤服务、办公用品、员工福利、企业团建、企业礼品、IT服务、人财税法等8大行政业务版块，以及500多项行政服务内容。

种类繁多的行政服务在线下是一直存在的，但是却没有线上的服务形式，而行政联盟则提供了一个高效对接的平台，通过线上集约化优势，提供更专业、更便捷的社会化行政服务。

那么行政联盟采用了哪些方式为中小企业行政赋能的呢，又得到了什么样的反馈呢？

据杨若冰介绍，行政联盟主要从三方面为企业行政赋能，包括构建“行政之家”知识社区、打造互联网化的“采购寻源平台”、帮助企业进行“行政数字化建设”等。

“行政之家”是为企业行政个人赋能的。“行政之家”由行政头条、行政帮、大咖说、求职招聘、模板大全、行政管理师报考等几个版块组成，为行政人员提供业内最新资讯、行业经验分享、专业技能认证等行政知识类服务，帮助他们提高专业能力。

“采购寻源平台”为行政采购工作赋能的。为了打造高效的采购寻源平台，行政联盟做了大量的供应商资源收集认证工作，建立了社会化公允的服务商资源池，对服务项目进行了分类标定，对服务价格进行了调研梳理，并基于本地化交付原则和服务对等的原则，构建了智能化供需匹配算法，能够做到一分钟呼叫响应。平台对供应商执行静态和动态相结合的评分机制，促进资源池不断优化更新，确保优质资源留存体系。

大家都知道行政采购并不是企业的核心业务，因此，没必要每个企业都建立一套非核心的、封闭的行政采购体系。企业可以充分利用行政联盟这个“共享采购平台”，既节约了自建体系的成本和人力，又对接到了更开放的采购寻源渠道。从这个意义上讲，行政联盟是企业行政的半个采购部，而且是免费的。

行政联盟还可以为企业行政提供数字化升级方案，助力企业行政数字化建设，即把行政管理的日常场景，用数字化系统来展现，这不仅可以提升员工体验，还可以塑造企业品牌。

举例来讲，常规的访客接待是登记资料后，行政人员将访客带到会议室，再去通知被访人到会议室进行洽谈。而进行数字化改造后的场景是，访客在拜访之前已经有预约编号的短信或微信通知，在到达公司后，扫码输入编号后，会分配相应的会客室，同时通知被访人；访谈结束后，又会自动通知保洁人员。整个过程的体验非常舒服和高效。

目前，行政数字化场景可以覆盖从上班再到下班的所有环节，包括上下班考勤、智能工位、访客接待、派送、存寄、开会、用章、用餐、下班出行等，具体参考下图：

行政人的使命升级

行政联盟不仅仅为企业行政人员的信息交流、能力提升提供了线上平台，同时，还通过举办线下会议进一步将行政人员紧密联系在一起，为行政人发声，促进行政人社群的壮大。

5月14日，由行政联盟举办的、主题为“从服务到运营——行政人的使命升级”的“第五届企业行政峰会”隆重召开，会议规模近千人，出席嘉宾包括了数百家头部企业或上市公司的行政领导，这也是行业内规格最高的峰会。

“服务意识是行政人员的工作之本，但是仅立足于提升员工满意度，这是远远不够的，还必须要有运营的概念。”对于峰会主题，杨若冰解释道，“行政人需要从服务视角转变到运营视角，开启行政人的使命升级。”

行政人的运营对象首先是“办公空间”。对办公空间的运营理解要从被动使用空间，转变为对“空间价值”、“空间效率”、“空间体验”的关注，把“空间”视为行政人的核心工作对象。

通俗地讲，要管理每单位空间（可以简单理解为一个工位）内产生的营收价值，需从财务的视角去看待单位空间的成本与收益关系；

空间效率是指空间的利用率。行政人需要关注对组织空间资源的分配和占用情况,动态跟踪空间的使用效率。

而“空间体验”是基于促进员工工作积极性的需要，行政人员应该与时俱进的创建适合新生代主力员工的办公体验要求，适度的增加人性化的休闲空间、顺应他们的审美要求。

最新发布的国标《GB/T41473-2022设施管理办公场所空间管理指南》中指出，为使组织的空间资产分配适应组织业务的发展，空间管理宜体现组织特定的文化;提供满足组织业务活动需求的恰当的空间分配比例;合理地保持和监控组织的空间资产;功能上适合空间的预期目的;制定有效的机制用于跟踪空间分配和实际使用之间的差异，并在适当的时候调整分配方案，避免空间的浪费;最大化地利用空间,这有助于最大限度地减少能源消耗,以及其他维护和运营成本;能够很好地平衡功能性需求和可持续性(能源消耗)需求。

行政人的第二个运营使命是“提升企业行政数字化的能力”。企业内部面向员工的数字化场景包括了“数字化办公协同”和“数字化后勤服务”，这些是行政人服务员工的重要切入点，这点可以参考前文提到的行政数字化场景。

除此之外，从管理的需要出发，也有不少管理数字化的场景需要行政人关注。如企业的大厦或园区建成后，如何进行智慧化管理，需要有相应的数字化系统；如何进行有效的设施管理，需要有FM运维系统；如何进行物业管控，需要有物业数字化软件；如何管理好行政采购工作，需要有数字化非产采购系统等等。

对空间运营的关注和对行政数字化的建设，都是为了支撑企业业务连续性的需要。支撑业务连续性要求行政人员关注公司业务的发展变化，跟上业务发展的节奏，预先性的进行职场规划，并为之配置先进、高效的数字化服务体系。

杨若冰认为：“运营属性可能会成为未来企业行政管理的一个重要视角。要做好行政服务，作为一个行政领导者来讲，需要有这种思路、有这种使命感。基层执行人员可能一下子建立不起来，但是行政总监、行政总裁确实需要这种思维。”

杨若冰还介绍了与企业行政工作相关的一些国内外组织，比如“国际行政专业人员协会(IAAP)”，它是全球最具代表性的跨国秘书职业组织，由1942年成立的美国秘书协会(NSA)逐渐发展而来。

全国设施管理标准化技术委员会，它能为企业行政在设施管理方面提供国标指导，隶属于国家市场监管总局标准技术管理司，对口ISO/TC267，负责制修订国家在设施管理标准领域的设施管理术语定义、实施指南，以及设施管理专业技术和产业化服务。

IFMA是国际设施管理协会，成立于1980年,是全世界最大、最被广泛承认的设施管理行业协会。IFMA中国在北京上海深圳广州苏州设有分会。

*杨若冰：行政联盟创始人兼CEO、全国设施管理标准化技术委员会委员、IFMA深圳分会理事。